29 septembre 2020
agence hotesse events

Planifier un bon accueil lors d’une réception

Comme pour la plupart des choses, les premières impressions comptent. Une entrée impressionnante et mémorable à votre événement créera la surprise de vos invités quant à ce qui va suivre. Un bon accueil a la capacité de capturer instantanément votre public et de capter leur attention. Qu’il s’agisse d’une conférence ou d’une fête de Noël, les principaux objectifs sont les mêmes: faire en sorte que vos invités se sentent les bienvenus et attirer leur attention. Tous les événements, quel que soit leur objectif, ont un message à transmettre et vous devez commencer à communiquer avec vos invités dès leur arrivée grâce à la présence d’une hôtesse à Paris. Nous avons rassemblé quelques idées et éléments à prendre en compte lors de la planification de votre entrée.

Première étape – Choisir l’entrée

Assurez-vous que vos invités sont au bon endroit. Cela peut être réalisé avec une signalisation claire ou en étant créatif avec des lumières, des accessoires ou des acteurs. Une hôtesse d’accueil à Paris peut également leur indiquer.

Deuxième étape – L’accueil des invités

Assurez-vous que vos invités sont accueillis par une hôtesse souriante. L’embauche d’hôtessse ou la disponibilité de quelques membres clés du personnel pour accueillir les invités à leur arrivée contribueront grandement à durer cette première impression.

Troisième étape – Offrez-leur quelque chose!

S’il s’agit d’un événement social, assurez-vous que les invités se voient offrir un verre dès leur arrivée. S’il s’agit d’une conférence, d’une réunion ou d’une exposition où les invités doivent s’inscrire à leur arrivée, assurez-vous d’être prêt! Ayez suffisamment de personnel à portée de main pour délivrer des laissez-passer d’enregistrement et des badges nominatifs et une fois ceux-ci collectés, assurez-vous qu’il y a plus de personnel et partenaire pour informer les clients sur la prochaine étape.

Quatrième étape – L’animation

Une fois que vos invités sont entrés dans l’événement, assurez-vous que l’atmosphère ne tombe pas à plat. Essayez d’attirer vos invités plus loin dans l’espace événementiel loin de l’entrée pour éviter les goulots d’étranglement.

Image de marque cohérente

Garder votre image de marque cohérente est important. Pour ce faire, il est important de rendre les bureaux d’inscription reconnaissables afin que les participants puissent immédiatement savoir où se connecter.

Tables pour tablettes

Si vous cherchez à intégrer un système en ligne et à mettre à jour votre inscription actuelle, cela peut être un bon compromis. C’est toujours un bureau d’inscription à gérer, mais le personnel joue un rôle plus passif, permettant aux participants de se connecter. L’un des avantages de cette option est que le personnel d’inscription peut se concentrer sur l’engagement, la réponse aux questions et le traitement des files d’attente plutôt que l’écriture et la paperasserie associées à l’inscription, c’est donc une excellente option si vous êtes à court de chiffres plus agréables pour alléger la charge. L’inscription peut devenir compliquée, ce qui signifie que vous devez être organisé. Ceci est un excellent exemple de la façon dont vous pouvez gérer de nombreux éléments lors de la connexion avec de grandes quantités de participants tout en clouant l’expérience. Les participants peuvent se divertir avec des tablettes interactives pendant qu’ils attendent.

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